--- IN ENGLISH BELOW ---

Tervetuloa TKO-äly ry sääntömääräiseen syyskokoukseen sunnuntaina 8. joulukuuta 2024 klo 14.00. Kokous järjestetään Euphoriassa (Sörnäisten rantatie 33C, Helsinki).

Syyskokouksessa vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2025 sekä valitaan suurin osa virkailijoista vuodelle 2025, mukaan lukien esimerkiksi hallitus (loput virkailijat valitaan järjestäytymiskokouksessa, jonka ajankohta päätetään myöhemmin). Yhdistyksen kokoukseen ovat tervetulleita kaikki TKO-älyn jäsenet puheoikeudella. TKO-älyn varsinaisilla jäsenillä on lisäksi äänioikeus.

Jotta kokous saadaan alkamaan mahdollisimman pian kahden jälkeen, pyydämme osallistujia saapumaan kokouspaikalle klo 13:30 alkaen. Jos osallistut kokoukseen paikan päällä, sinun ei tarvitse ilmoittautua. Jos osallistut kokoukseen etänä, ilmoittauduthan tapahtumakalenterissa viimeistään 7.12. klo 23:59. Kokoukseen osallistujia pyydetään tarvittaessa todistamaan henkilöllisyytensä. Henkilöllisyyden voi todistaa esimerkiksi opiskelijakortilla, ajokortilla tai virallisella henkilöllisyystodistuksella.

Kokouksessa läsnä olevien nimet kirjataan viralliseen pöytäkirjaan. TKO-älyn arkistossa julkaistavasta epävirallisesta pöytäkirjaotteesta nimi voidaan pyynnöstä poistaa.

Kokoukseen on suunniteltu noin tunnin mittaista kokoustaukoa, jonka aikana osallistujat voivat nauttia kokoustarjoiluja, omia eväitään tai lähialueen liikkeiden tarjoomuksia. Voit halutessasi jättää tietosi ruokavaliostasi ja allergioistasi tällä lomakkeella. Suunnittelemme vastausten perusteella kokoustarjoilut siten, että tarjoiluja riittäisi kaikille ja että kaikkien osallistujien tarpeet tulisi huomioitua. Jätäthän tietosi viimeistään perjantaina 6.12., jotta ehdimme huomioimaan vastaukset tarjoiluiden suunnittelussa.

Kokouksen jälkeen samassa tilassa järjestetään TKO-älyn pikkujoulusauna.

Virkoihin ehdolle asettuminen

Virkoihin voit asettua ehdolle joko kokouksessa tai toimittamalla valtakirjan hallituksen varapuheenjohtajalle Eetu Rauniolle (vpj (at) tko-aly.fi, Telegram @chobbit) tai fyysisesti jollekin hallituksen jäsenelle tai kokoukseen. Valtakirjamalli liitteenä.

Hallitusvirkaan ehdolle asettuvan tulee olla yhdistyksen varsinainen jäsen.

Lisätietoa viroista löydät fuksiwikistä ja ei-sitovan kiinnostuksesi virkaan voit halutessasi ilmaista hallintowikissä.

Etäosallistuminen

Syyskokoukseen on mahdollista osallistua etäyhteydellä Zoomin kautta. Myös etäosallistujia pyydetään liittymään mukaan jo klo 13:30.

Jos osallistut kokoukseen etänä, ilmoittauduthan tapahtumakalenterissa viimeistään 7.12. klo 23:59.

Linkki lähetetään etäosallistujille sähköpostitse. Koska linkki lähetetään vain ilmoittautuneille, ei osallistujien henkilöllisyyksiä tarvitse erikseen varmistaa, ellei epäilystä osallistujan henkilöllisyydestä ole syntynyt. Jos osallistujan henkilöllisyydestä syntyy epäilys, varmistetaan henkilöllisyys videoyhteydellä.

Pyrimme tarjoamaan etäosallistujille laadukkaan etäyhteyden. Yhteyden laadun pystymme kuitenkin varmistamaan vasta kokouspäivänä.

Asiamies

Mikäli et itse pääse osallistumaan kokoukseen, varsinaisena jäsenenä voit käyttää äänioikeuttasi asiamiehen välityksellä. Asiamiehen tulee toimittaa asiamiesvaltuutuksen osoittava valtakirja kokousvirkailijoille. Sama asiamies voi edustaa itsensä lisäksi enintään yhtä jäsentä. Valtakirjamalli liitteenä.

Jäsenyyden tarkistaminen

Tarkista jäsenyytesi ennen syyskokousta. Jäsentietosi voit tarkistaa kirjautumalla TKO-älyn nettisivuilla tko-aly.fi ja valitsemalla vasemmasta sivupalkista ‘jäsentiedot’. Sivulta ‘omat tiedot’ voit tarkistaa jäsentyyppisi (varsinaisilla jäsenillä tyyppi on ‘jäsen’). Sivulta ‘jäsenmaksu’ näet jäsenkautesi päättymispäivän. Mikäli et ole maksanut kuluvan kauden jäsenmaksua, ehdottaa sivu uuden jäsenmaksulaskun luontia. Uusien jäsenmaksujen kirjautumisessa on inhimillinen viive. Rahastonhoitaja kirjaa maksetut jäsenmaksut järjestelmään tavallisesti hallituksen kokousta edeltävänä päivänä.

Yhdistyksen sääntöjen mukaan jäsen katsotaan eronneeksi 1.12., mikäli hän ei ole maksanut kuluvan kauden jäsenmaksuaan. Mikäli jäsenyytesi on päättynyt, maksathan jäsenmaksusi viimeistään maanantaina 2.12., jotta maksu todennäköisesti ehtii vielä jäsenesitykseen, jonka hallitus käsittelee sähköpostikokouksessaan lauantaina 7.12. Mikäli maksat jäsenmaksusi vasta 2.12. jälkeen ja haluat varmistaa osallistumisoikeutesi tai vaalikelpoisuutesi syyskokouksessa, olethan yhteydessä jäsenvastaava Lassi Koistiseen (jasenvastaava (at) tko-aly.fi, Telegram @klassisti). Olethan yhteydessä jäsenvastaavaan myös muissa jäsenyyteen liittyvissä ongelmatilanteissa, esimerkiksi jos koet jäsentyyppisi kaipaavan päivitystä.

Äänestäminen

Kokouksessa on käytössä sekä avoin käsiäänestys että suljettu lippuäänestys. Etäosallistujat osallistuvat käsiäänestyksiin Zoomin toimintojen avulla tai ongelmatapauksissa videoyhteydellä. Varmista, että käytössäsi on Zoomin uusin versio.

Suljetut lippuäänestykset toteutetaan sähköisesti. VARAUDU OMALLA LAITTEELLA, jossa on internetyhteys. Äänet kerätään käyttäen OpaVotea (www.opavote.com). Koska TKO-älyn äänestys- ja vaalijärjestys (https://www.tko-aly.fi/yhdistys/vaalijarjestys) määrittelee TKO-älylle oman siirtoäänivaalitavan, äänet lasketaan TKO-älyn omalla ohjelmalla.

Kokouskutsun liitteet

https://drive.google.com/drive/folders/1Tzqtb_zDA-OfZpcD4SxsOWujC9qVm3d5?usp=drive_link

--- IN ENGLISH ---

Welcome to the statutory autumn general assembly of TKO-äly ry on Sunday 8 December 2024 at 14:00. The meeting will be held in Euphoria (Sörnäisten rantatie 33C, Helsinki)).

The action plan and the budget for the year 2025 will be confirmed and most of the officers of the year 2025, including the board, will be elected in the meeting (other officers will be elected at a later meeting, date tbd). All members of TKO-äly are welcome to use their right to speak. Full members of TKO-äly have the right to vote.

To start the meeting as soon as possible after 14:00, we request participants to arrive from 13:30 onwards. If you participate in the meeting in person, you don't have to sign up. If you participate in the meeting remotely, please sign up before 7.12. at 23:59. The participants will be requested to identify themselves, if needed. A participant can identify themself with a student card or an official ID, for example.

Names of the participants will be listed in the official minutes of the meeting. If a participant wishes so, their name can be removed from the unofficial version, which is published in TKO-äly's online archive.

There is a plan for a break during the meeting, around one hour. During the break participants can enjoy the catering, their own snacks or the places nearby. You can leave your information about your diet and allergies with this form. Based on the answers, we plan the meeting catering so that there will be enough food for everyone and that the needs of all participants will be taken into account. Please leave your details by Friday 6th of December at the latest, so that we can take into account the answers in the catering planning.

After the meeting there will be TKO-äly’s pre-Christmas sauna.

Running for the offices

You may run for an office in the meeting or by delivering a mandate to the vice chair of the board Eetu Raunio (vpj (at) tko-aly.fi, Telegram @chobbit) or physically to a member of a board or to the meeting. The mandate model can be found here.

Canditates for the board must be full members of TKO-äly.

You can find more information on the offices in fresher wiki and you can indicate your interest in a position here (not binding).

Remote participation

It is possible to attend the meeting through Zoom. Remote participants are also requested to join the meeting 13:30 onwards.

If you participate in the meeting remotely, please sign up before 7.12. at 23:59.

The zoom link will be sent to signed up participants via email. Since the link is shared this way, you do not have to prove your identity when joining the meeting remotely unless there is doubt about your identity. If there is doubt, a video can be used to prove your identity.

Our aim is to offer a good remote connection for the remote participants. However, we can not verify the quality of the connection until the day of the meeting.

Proxy

If you are not able to participate the meeting, as a full member you may authorize another person to act as a proxy for you and exercise the right to vote on your behalf. The proxy must provide a letter of attorney to the meeting officials on arrival. One proxy may represent, in addition to themself, a maximum of one member. A model for the letter of attorney can be found here.

Checking up on a membership

Check your membership before the meeting. You can check your membership information by logging on the TKO-äly website (tko-aly.fi) and selecting ‘membership’ (jäsentiedot) in the left sidebar. On the ‘my info’ (omat tiedot) page, you can check your membership type (for full members, the type is ‘member’ (jäsen)). On the ‘payment’ (jäsenmaksu) page, you can see the end date of your membership. If you have not paid the current membership fee, the page suggests creating a new membership fee invoice. There is a human delay in processing paid membership fees. The treasurer usually registers the membership fees paid into the system on the day before the board meeting.

According to the rules of the association, a member is considered to have resigned on 1st of December if they have not paid their membership fee for the current period. If your membership has ended, please pay your membership fee by Monday 2nd of December at the latest, so that the fee is likely to still be registered for the membership proposal, which the board will process at its e-mail meeting on Saturday 7th of December. If you do pay your membership fee only after 2nd of December and want to ensure your right to participate or eligibility for election at the meeting, please contact the member coordinator Lassi Koistinen (jasenvastaava (at) tko-aly.fi, Telegram @klassisti). Please also contact the member coordinator for other problems related to membership, for example if you think your member type needs updating.

Voting

Both an open show of hands vote and a closed ticket vote can be used at the meeting. Remote participants participate in show of hand votes using Zoom's functions or, in case of a problem, with a video connection. Make sure you have the latest version of Zoom.

Closed ticket voting is carried out electronically. PLEASE HAVE YOUR OWN DEVICE with internet access with you. The votes are collected using OpaVote (www.opavote.com). Because the voting and electoral order of TKO-äly (https://www.tko-aly.fi/yhdistys/vaalijarjestys) defines its own transfer voting method for TKO-äly, the votes are counted with our own program.

Attachments

https://drive.google.com/drive/folders/1Tzqtb_zDA-OfZpcD4SxsOWujC9qVm3d5?usp=drive_link

---